Pengertian email
Email merupakan singkatan dari Electronic
Mail yang artinya surat elektronik. Secara harfiah, email dapat
didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan
melalui sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari pengertian email tersebut, jelas bahwa email mulai dari
ditulis, dikirim, diterima, sampai dengan dibaca dilakukan secara elektronis.
Email adalah surat elektronik yang dikirim dengan menggunakan internet,seperti layaknya surat biasa email dapat ditujukan ke
perorangan dan kelompok. Email bisa menjangkau seluruh dunia dengan karena
didukung jaringan global. Dengan email maka surat menyurat dapat dilakukan
dengan cepat tanpa harus menunggu tukang pos datang mengirimkan surat. Pengirim
email ke seluruh dunia tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat atau jauh
semuanya sama.
Agar email bisa
bekerja dibutuhkan SMTP (Simple Mai transfer protocol) yang
berfungsi untuk mengirimkan email melalui internet. Secara sederhana cara kerja
email dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail user agent) dikenal sebagai email client.
- Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (mail transfer agent) atau disebut pula dengan mail server.
Email juga membutuhkan
alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Contoh alamat email misalnya
zakapedia@gmail.com. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni
identitas dan domain atau provider. Komponen identitas direpresentasikan oleh
zakapedia, sedangkan komponen domain atau provider direpresentasikan oleh
gmail.com. Keberadaan email memberikan terobosan baru dalam system komunikasi memiliki
keunggulan sekaligus kelemahan.
Keunggulan dari email dapat dijabarkan
sebagai berikut:
- Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan pengiriman email hanya membutuhkan beberapa menit.
- Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin disampaikan dalam komputer.
- Email dapat dikirim secara massa ke beberapa orang sekaligus.
- Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran email.
- Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan internet baik menggunakan komputer maupun ponsel.
- Ditinjau dari sisi biaya, email lebih ekonomis.
Kelemahan dari email di antaranya
adalah:
- Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan mengirimkan email.
- Harus selalu ingat username dan password account email.
- Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.
Untuk bisa mengirimkan
dan menerima email, Anda harus memiliki sebuah account email terlebih dahulu.
Account email ini nantinya sekaligus mencakup alamat emal yang bisa Anda
gunakan untuk mengirimkan pesan kepada orang lain secara elektronis. Sebelum
Anda membuat account email, perlu Anda ketahui bahwa terdapat banyak provider
yang menyediakan layanan email sepertiYahoo, Gmail, Hotmail (windows live), dan
lain sebagainya.
Sumber: http://www.pengertianahli.com/2013/10/pengertian-email-electronic-mail.html
Sejarah email
Sejarah email-pengertian email
adalah sebuah media di masa kini untuk berkirim pesan secara lebih cepat.
Walaupun fungsi utamaya adalah untuk berkirim pesan namun email sekarang ini
juga telah memiliki berbagai fungsi yang lebih kompleks dan lengkap.
Diantaranya adalah untuk berkorespondensi, saling mengirim surat, gambar, data
dan sebagainya. Segala data yang dikirim melalui email bisa sampai kepada si
penerima bahkan hanya dalam hitungan kurang dari 1 detik. Hal ini terjadi karena
email menggunakan fasilitas jaringan internet.
Pengertian email adalah sebuah kata
yang merupakan singkatan dari “Elektronik Mail” atau “Surat Elektronik” atau
biasa disebut juga dengan “Surel”. Jadi bisa dikatakan pengertian email yaitu
sebuah metode bertukar pesan secara digital dari pengirim pesan kepada satu
atau banyak penerima pesan. Email modern beroperasi melalui jaringan internet
atau jaringan computer lainnya.
Beberapa
istilah dalam pengertian email
Dalam pengertian email, ada beberapa
istilah atau ejaan dari kata email itu sendiri yang mungkin dalam sejarah email
sempat menjadi perdebatan mengenai penggunaanya, diantaranya :
- e-mail – ini adalah bentuk yang paling umum yang sering ditemui diberbagai media cetak.
- Email – bentuk kata ini yang paling umum digunakan secara online.
- mail – adalah bentuk resmi yang digunakan dalam RFC
- eMail – (dengan huruf M besar) adalah istilah yang umum dipakai diantara pengguna ARPANET dan pengembang awal Unix, CMS, AppleLink, eWorld, AOL, jin dan Hotmail.
- EMail – ini adalah bentuk tradisional yang telah digunakan dalam RFC.
- E-mail – istilah ini kadang-kadang juga untuk lebih menegaskan huruf E yang berarti Electronic, misalnya pada kata E-learning atau E-commerce.
Sumber:
http://kumpulansejarah1001.blogspot.com/2013/11/pengertian-sejarah-email.
Berkomunikasi dengan e-mail
E-mail sebagai alat
komunikasi juga mempunyai etika-etika yang hendaknya dijalankan agar komunikasi
yang dilakukan berjalan dengan baik. Komunikasi yang tidak disertai dengan
etika akan menyebabkan tujuan komunikasi tidak sampai. Beberapa tips mengenai
etika dalam berkomunikasi e-mail sebagai berikut :
1. Gunakan
subject (judul) e-mail yang sesuai
2. Langsung
ke pokok pembahasan
3. Jawablah
semua pertanyaan
4. Tidak
berteriak
5. Gunakan
BCC (Blind Courtesy Copy) dan CC (Courtesy Copy) dengan tepat
6. Tidak
melakukan reply all ke group e-mail (Distribution List)
7. Beritahu
jika mengirimkan lampiran (attachment) berukuran besar
8. Tidak
meneruskan e-mail berantai, serta hindari e-mail flaming, jank, hoac dan sara
9. Berhati-hatilah
dengan gurauan
10. Sebelum
dikirim baca ulang
I. Program Email
Program komputer yang digunakan untuk
mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa
diusahakan suatu pembahasan umum yang mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki
oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila
kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya
orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa
program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan
Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang
populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama.
Sebagai catatan, dari berbagai forum
diskusi / milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di Internet
diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukkan error
bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan menerima
email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single
account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa
tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula
dipertimbangan email clients alternatif seperti Eudora Pro, Eudora
Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing
program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda.
Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet melalui alamat
seperti, www.download.com atau http://tucows.cyberway.com.sg
II. Cara Kerja Email
Sama
halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos
sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer
yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di
sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email
server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti
yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut
disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa
mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya.
Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus
terhubung terus menerus dengan internet.
Untuk
bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email
server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini
sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail
mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita,
sedangkan pada email, kita bisa
menerimanya di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek
email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id
- yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang berada
di Bali atau di Amerika
sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ?
Hal itu
bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di
mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download
semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita
mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini
maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di
antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan
dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah
POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki
SMTP dan POP yang berbeda-beda.
Bila kita
bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya
ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita
tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download
email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya
(1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu
account (multiple account) - bisa saja
kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2) men-download
email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di
mana-mana.
III. Anatomi Alamat Email
Bilamana
kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa
jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa
kita pahami dari sebuah alamat email ?
Alamat
email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @. Misalnya
alamat :
Di sebelah kiri @ disebut user name (tomita), yang menunjuk
pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si
pemilik, singkatan nama, nickname,
nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox
yang dimiliki seseorang di sebuah mail server.
Di sebelah kanan @ (bdg.centrin.net.id) disebut domain name,
yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user
memiliki emailbox. Domain name biasanya menunjukkan nama
perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya :
liputan6@sctv.co.id (crew acara
Liputan6 di SCTV)
ylbhi@ylbhi.org (Yayasan Lembaga Bantuan Hukum Indonesia)
kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas)
Selain itu, dari bagian
paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa dugaan mengenai
pemiliknya.
·
.com, biasanya ini dimiliki
oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,
·
.edu, biasanya menunjukkan
bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu
·
.gov, dimiliki oleh instansi
pemerintah,
·
.mil, dimiliki instansi
militer,
Bagi email server yang letaknya di luar
Amerika, seringkali alamat emailnya diberi identitas sesuai nama negaranya.
Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), ca
(Canada), nz (New Zaeland), dan sebagainya.
IV. Jenis Email
a. Dari
Mekanismenya
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya
seperti yang dideskripsikan pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme
pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut :
·
POP Email
Email jenis ini adalah persis
seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di atas. POP singkatan dari Post
Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang
dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos
perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email
akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email
server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di
mana alamat email kita terdaftar.
·
Web-based Email / email
gratis
Web-based Email, atau email
berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada
orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email
sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web
server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan
email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account
email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan
memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita
tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa
email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah
email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional
tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom /
halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk
mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang
ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang
tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email
semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak
menggunakan email client, seperti yang saya tulisakan di atas, tapi
fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini
banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com, astaga.com, dan
sebagainya.
·
Email Forwarder
Email Forwarder
adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini
sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah
uang tertentu.
Pengertian email forwarder
adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya.
Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah tomita@bdg.centrin.net.id, akan tetapi saya masih
bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan ke agnolia@bigfoot.com
pada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini agnolia@bigfoot.com
adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada
alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya (tomita@bdg.centrin.net.id).
Orang menggunakan email
forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang
sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP
yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila
seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin
menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali
lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari
kemungkinan menerima spamming (lihat bagian Email Abuse di bagian VII).
b. Dari
Segi Format Isi
Pengertian format isi di sini
adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :
·
Plain Text
Dengan plain text,
dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format
ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang
disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita
untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau
membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau
membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
·
HTML
HTML singkatan dari HyperText
Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan
/ mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis
dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara
variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan
gambar.
Seringkali bila kita mengirim email
ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email
dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam
format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text.
Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email
client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML
dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama
sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung
format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa
membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format
HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML,
tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa
menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?
